E-Mutabakat Nedir?

     E-Mutabakat sistemi firmaların çalıştıkları diğer firmalar ile belirli periyotlarda yaptıkları borç-alacak uzlaşmasıdır. Burada amaç bir tarafta çıkan borç veya alacağın aynısının diğer tarafta da var olmasını sağlamaktır. Ticaret hayatında borç-alacak uzlaşmasının önemi her geçen gün artmaktadır. Devletin kayıt dışı ticaretin önüne geçme çabası doğrultusunda hayata geçirdiği bir dizi önlem paketi işletmelerin mutabakat yapma yolundaki mecburiyetlerini arttırmaktadır.

     Günümüzde mutabakat zorunluluk durumlarında yapılmaktadır. Her ay BA ve BS beyannameleri online olarak gönderilmektedir. Gelirler İdaresi her işletmeden çalıştıkları tüm işletmeler ile aralarındaki ticari faaliyetin matrah düzeyinin 5.000 TL'yi aşması durumunda beyanname düzenlemelerini zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle işletmeler beyanname öncesi çalıştıkları tüm cariler ile mutabakat yaparak olası hataları tespit etmeye gayret göstermektedir. Ancak işletmenin bu işlemi gerçekleştirme metotları harcadıkları zaman ve efor açısından önemli olmaktadır. Bilindiği üzere mutabakat teknolojik gelişmeler öncesinde faks cihazı aracılığı ile yapılmaktaydı. Faks gönderebilmek için kullanılan ticari yazılımlardan (Logo, Eta vb) 5.000 TL limiti üzerindeki carilerin listesi alınıp her biri için belirlenen formatta mutabakat yazısı oluşturulmaktaydı. Hazırlanan mutabakat yazıları faks ile ilgili cariye gönderiliyor, ilgili cari de mutabık kalmak durumunda mutabık olduğunu belirten metni yazıp kaşeleyerek karşı faks gönderiyordu. Mutabık kalınmadığı durumda ise mutabık kalınmadığını ve neden mutabık olunmadığı ile ilgili bilgiyi belirterek karşı faks ile mutabakatı reddetmiş oluyordu.

     Bu geleneksel yöntem uygulanış yöntemi itibariyle oldukça zahmetli ve zaman alıcı bir yöntem idi. Bu nedenle de işletmeler mümkün olduğunca büyük cirolar ile çalıştıkları cariler arasında mutabakatı yapıp diğer cariler için zaman harcamıyorlardı. Ancak gözden kaçan belgeler, muhasebe departmanlarına iletilmesi unutulan belgeler, kargoda kaybolan belgeler gibi bir dizi problem nedeniyle ticari programlara (Logo, Eta vb) işlenmeyen belgeler nedeniyle mutabakat dönemlerinde alınan tüm mutabakat listelerinin yanlış olma ihtimali hep yüksek olmaktaydı. Yanlış yapılan tüm mutabakat süreçleri sonrasında ise işletmeler ciddi cezalar ile karşı karşıya kalıyor ve her yıl ceza ödemek zorunda kalıyordu. Peki bu hatalardan kurtulmak mümkün müydü? Elbette mümkün. Bir işletme ilgili mail dönem için çalıştığı tüm carilerle mutabakat yapsaydı hataları öncesinde tespit edebilirdi. Ancak bu işlemi geleneksel yöntemler ile yapmak bir kişinin belkide günlerce zamanını alacaktı.

     İşte tam bu noktada imdadımıza E-Mutabakat sistemleri yetişiyor. E-Mutabakat sistemleri entegrasyon ile çalışılan ticari programların veritabanlarına bağlanıp verileri otomatik olarak alabilmektedir. Bu sayede işletmelerin herhangi bir şekilde liste hazırlamasına gerek kalmamaktadır. Ancak E-Mutabakat sistemi kullanarak sadece BA ve BS mutabakatı yaparsanız yine hatalara açık olacaksınız. Çünkü yukarıda belirtilen belge kayıplarından dolayı aslında 5.000 TL matrah limitini aşabilecek cariler işlenmeyen belgeler nedeniyle tespit edilemez olacaklar. Bu noktada da cariler ile Cari Hesap Mutabakatı yapma zorunluluğu hayatımıza girmiştir. İlgili mali dönemde işlem görmüş tüm cariler ile Cari Hesap Mutabakatı, BA Mutabakatı, BS Mutabakatı yapılırsa tüm hataları önceden gözlemleme ve hemen sorun giderme şansına sahip olabiliriz.

     E-Mutabakat sistemlerinde listeler otomatik olarak carilerin işlemlerine göre hazırlandığı için aslında tahmin edebileceğiniz üzere çok fazla cari ile mutabakat yapmanıza gerek kalmayacaktır. Kaldı ki zaten mutabakatları online olarak yapacağınız ve ilgili carilere eposta göndererek bilgilendirme yapacağınız için geleneksel yönteme göre çok büyük oranda zaman tasarrufu sağlayacaksınız. Unutmayınız ki bir carinize sizin gibi birçok işletmeden her dönem mutabakat talebi gelecektir. Bu nedenle mümkün olduğunca carilerinizin mutabakat süreçlerini kısaltmanız gerekmektedir. Mutabakat sistemleri cezai yaptırımlardan sizleri korurken aynı zamanda da verilerinizin tutarlılığını sağlamak yolunda sizlere yardımcı olacaktır.

Hatasız ve bol kazançlı çalışmalar dileriz.

Yorumlar

Bu blogdaki popüler yayınlar

B2B Sistemler Hakkında Detaylı Bilgi

E-Ticaret Nedir ?